Työyhteisöviestintä
Työyhteisöviestintä on muuttunut paljon vuosien varrella. Esimerkiksi teknologia on antanut sen meille, että viestintää voi harrastaa monella tavalla. Viestiä tulvii somesta, kuten whatsappista, facebookista, teamista tai mistä lie palvelusta, jota työyhteisösi käyttää. Osa näistä on kuitenkin epävirallisia viestintäkanavia, mutta monet työyhteisöt käyttävät niitä silti. Sähköposti on käytetyin virallinen viestintäkanava. Ennen oli viikkopalaverit ja taukohuoneen juoruilut, mutta nyt voidaan vapaa-ajallaki jutella työasioista. Sen takia on hyvä muistaa, olla huolehtimatta työasioista työajan ulkopuolella. Se voi olla vaikeaa, jos viestiä tulee koko ajan.
Somen lisäksi kannattaa vielä käyttää vanhojakin viestintätapoja, kuten viikkopalavereita. On tärkeää myös saada keskustella esimiehen kanssa kasvotusten, eikä vain puhelimen välityksellä.
Monet asiat ovat muuttuneet työyhteisöviestinnässä. Tietotyöläisen suhde tietoon on muuttunut. Enää hän ei ole vain tiedon vastaanottaja tai lähettäjä, vaan osa tietojen tuottamista ja sillä kommunikointia. Työyhteisöviestintä on muuttunut myös tasavertaisemmaksi. Yksisuuntaisen tiedon siirtämisen ja tiedottamisen käsitteet korvautuvat tiedon vaihdannalla.
Työtilaksi on syntynyt viestinnän foorumi. Käsite viestinnän foorumi on korvannut viestintäjärjestelmäajattelun. Viestintäjärjestelmissä kanavat ja sisällöt ovat paremmin eroteltu toisistaan, eikä viestinnän foorumeilla se ole niin olennaista. Viestinnän foorumeille on kuitenkin ehotettu erilaisia pääjaotteluita helpottaakseen kehittämistä ja arviointia. Viestinnän foorumit tuovat parempaa vuorovaikutusta ja osallistumista työyhteisöön.
Työyhteisöviestinnän roolit ovat muuttuneet huomaamatta. Hierarkisuus on vähentynyt ja nykyään asiantuntijuus on yhtä vastuullista kuin organisatorinen asema. Kuitenkin johtajat ja esimiehet ovat edelleen virallisen tiedon kumminikoijia. Esimiehillä on tärkeä rooli työyhteisöviestinnässä. Heitä pidetään työyhteisön tärkeinä tiedon lähteinä, mutta heihin ei aina luoteta. Yleensä halutaan tietää, mitä esimies tietää, mutta tehdään päätelmät itse.
Mutta miten nämä muutokset vaikuttavat esimiehen viestintätapoihin?
Esimies ei ole enää vain tiedon antaja, vaan myös tiedon vastaanottaja. Kun työyhteisöviestinnästä on tullut enemmän "vaihdantaa" ja tasa-arvoista, esimiehen rooliin kuuluu myös työntekijöiden kuunteleminen ja ymmärtäminen. Tiedon vaihdanta on tärkeää, jotta kaikki pysyvät ajantasalla. Esimiehen rooli on myös pitää huolta tiedon vaihdannasta. Esimies on nykypäivänä enemmän ja enemmän osa työntekijöiden yhteisöä, eikä vain "pomo". Työntekijöiden kanssa töiden tekeminen ja avoin keskustelu lisää luottamusta esimieheen.
Ennen vanhaan esimerkiksi viikkopalaverissa esimies johti palaveria ja päivitti työntekijät ajantasalla. Nyt kun voidaan viestiä puhelimen välityksellä, voi työntekijät paremmin osallistua viestintään. Viestintä teknologian avulla mahdollistaa myös sen, että viestintäketju ei katkea. Kun kaikki ovat esimerkiksi samassa whatsapp-ryhmässä, on varmempaa, että kaikki saavat samat tiedot. Pitkässä viestintäketjussa osa tiedoista voi jäädä sanomatta tai jopa kaikki tiedot. Pitkää viestintäketjua voisi jopa verrata pienenä pelattuun rikkinäiseen puhelimeen. Viimeisellä viestin saajalla on vain osa tiedoista tai ei mitään.
Pelkän tiedon antamisen sijaan, asioista pitää keskustella avoimesti työntekijöiden kanssa ja kysyä heidän mielipidettään. Kun tarkkaa hierarkiaa työyhteisöissä ei ole nykypäivänä, työntekijät ovat tärkeä osa yrityksen strategian toteuttamisessa ja muutosten ohjaamisessa eteenpäin. Heille pitää tehdä selväksi yrityksen strategia ja oma rooli työyhteisössä. Monilla työntekijöillä voi olla hyviä idoita ja ne pitäisi pyrkiä ottamaan esille.
Seuraavan viikon aiheena: Esimiehen tärkeimmät viestintävastuut.
LÄHTEET:
Juholin, E. 2008. Viestinnän vallankumous. Löydä uusi työyhteisöviestintä. Helsinki: WSOYpro.
Juholin, E. 2010. Työyhteisöviestinnän uusi agenda. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Työyhteisöviestintä TYVI:n raportti. PDF-dokumentti. Saatavissa: http://www.haaga-helia.fi/sites/default/files/Kuvat-ja-liitteet/Palvelut/Julkaisut/tyvi_2010_raportti_ii-_2007.pdf [viitattu 28.2.2020].
Mänki, L. 2019. Turhan tärkeys eli epävirallinen työyhteisöviestintä. Viestijät. Blogi. Saatavissa: https://viestijat.fi/turhan-tarkeys-eli-epavirallinen-tyoyhteisoviestinta/#a5dc7a33 [viitattu 28.2.2020].
Somen lisäksi kannattaa vielä käyttää vanhojakin viestintätapoja, kuten viikkopalavereita. On tärkeää myös saada keskustella esimiehen kanssa kasvotusten, eikä vain puhelimen välityksellä.
Monet asiat ovat muuttuneet työyhteisöviestinnässä. Tietotyöläisen suhde tietoon on muuttunut. Enää hän ei ole vain tiedon vastaanottaja tai lähettäjä, vaan osa tietojen tuottamista ja sillä kommunikointia. Työyhteisöviestintä on muuttunut myös tasavertaisemmaksi. Yksisuuntaisen tiedon siirtämisen ja tiedottamisen käsitteet korvautuvat tiedon vaihdannalla.
Työtilaksi on syntynyt viestinnän foorumi. Käsite viestinnän foorumi on korvannut viestintäjärjestelmäajattelun. Viestintäjärjestelmissä kanavat ja sisällöt ovat paremmin eroteltu toisistaan, eikä viestinnän foorumeilla se ole niin olennaista. Viestinnän foorumeille on kuitenkin ehotettu erilaisia pääjaotteluita helpottaakseen kehittämistä ja arviointia. Viestinnän foorumit tuovat parempaa vuorovaikutusta ja osallistumista työyhteisöön.
Työyhteisöviestinnän roolit ovat muuttuneet huomaamatta. Hierarkisuus on vähentynyt ja nykyään asiantuntijuus on yhtä vastuullista kuin organisatorinen asema. Kuitenkin johtajat ja esimiehet ovat edelleen virallisen tiedon kumminikoijia. Esimiehillä on tärkeä rooli työyhteisöviestinnässä. Heitä pidetään työyhteisön tärkeinä tiedon lähteinä, mutta heihin ei aina luoteta. Yleensä halutaan tietää, mitä esimies tietää, mutta tehdään päätelmät itse.
Mutta miten nämä muutokset vaikuttavat esimiehen viestintätapoihin?
Esimies ei ole enää vain tiedon antaja, vaan myös tiedon vastaanottaja. Kun työyhteisöviestinnästä on tullut enemmän "vaihdantaa" ja tasa-arvoista, esimiehen rooliin kuuluu myös työntekijöiden kuunteleminen ja ymmärtäminen. Tiedon vaihdanta on tärkeää, jotta kaikki pysyvät ajantasalla. Esimiehen rooli on myös pitää huolta tiedon vaihdannasta. Esimies on nykypäivänä enemmän ja enemmän osa työntekijöiden yhteisöä, eikä vain "pomo". Työntekijöiden kanssa töiden tekeminen ja avoin keskustelu lisää luottamusta esimieheen.
Ennen vanhaan esimerkiksi viikkopalaverissa esimies johti palaveria ja päivitti työntekijät ajantasalla. Nyt kun voidaan viestiä puhelimen välityksellä, voi työntekijät paremmin osallistua viestintään. Viestintä teknologian avulla mahdollistaa myös sen, että viestintäketju ei katkea. Kun kaikki ovat esimerkiksi samassa whatsapp-ryhmässä, on varmempaa, että kaikki saavat samat tiedot. Pitkässä viestintäketjussa osa tiedoista voi jäädä sanomatta tai jopa kaikki tiedot. Pitkää viestintäketjua voisi jopa verrata pienenä pelattuun rikkinäiseen puhelimeen. Viimeisellä viestin saajalla on vain osa tiedoista tai ei mitään.
Pelkän tiedon antamisen sijaan, asioista pitää keskustella avoimesti työntekijöiden kanssa ja kysyä heidän mielipidettään. Kun tarkkaa hierarkiaa työyhteisöissä ei ole nykypäivänä, työntekijät ovat tärkeä osa yrityksen strategian toteuttamisessa ja muutosten ohjaamisessa eteenpäin. Heille pitää tehdä selväksi yrityksen strategia ja oma rooli työyhteisössä. Monilla työntekijöillä voi olla hyviä idoita ja ne pitäisi pyrkiä ottamaan esille.
Seuraavan viikon aiheena: Esimiehen tärkeimmät viestintävastuut.
LÄHTEET:
Juholin, E. 2008. Viestinnän vallankumous. Löydä uusi työyhteisöviestintä. Helsinki: WSOYpro.
Juholin, E. 2010. Työyhteisöviestinnän uusi agenda. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Työyhteisöviestintä TYVI:n raportti. PDF-dokumentti. Saatavissa: http://www.haaga-helia.fi/sites/default/files/Kuvat-ja-liitteet/Palvelut/Julkaisut/tyvi_2010_raportti_ii-_2007.pdf [viitattu 28.2.2020].
Mänki, L. 2019. Turhan tärkeys eli epävirallinen työyhteisöviestintä. Viestijät. Blogi. Saatavissa: https://viestijat.fi/turhan-tarkeys-eli-epavirallinen-tyoyhteisoviestinta/#a5dc7a33 [viitattu 28.2.2020].
Wau, sullahan on tiukkaa asiaa jo tässä! Mutta joo, olen samaa mieltä tuosta esimiehen lähestyttävyydestä ja viestintäalustoista. Meille esiteltiin aiemmassa koulutuksessa että otatte jonkun alustan käyttöön ja sielä viestitte. Ekana älähdin tuosta että no mitens toi tietoturva vaikka jossain Slackissa, ei oikein istu esimerkiksi sote-puolelle. Voihan sitä harjotella toki mutta että työmaalle sen vieminen ei oikein käy. Opettaja pohti että no, niin. No voihan se olla. Jepjep. :D
VastaaPoista